„Steigiu mažąją bendriją. Ar man reikės buhalterio?“ — šį klausimą anksčiau ar vėliau užduoda kone kiekvienas savo verslą pradedantis žmogus. Ilgus metus atsakymas buvo savaime suprantamas: žinoma, reikės. Apskaita atrodė kaip uždaras pasaulis, į kurį be specialaus išsilavinimo geriau nė nesikišti. Tačiau per pastaruosius kelerius metus padėtis iš esmės pasikeitė — ir verta į šį klausimą pažvelgti iš naujo.
Ką sako įstatymas
Pradėkime nuo svarbiausio: įstatymas nereikalauja samdyti buhalterio. Lietuvos finansinės apskaitos įstatymas numato, kad už apskaitos organizavimą atsako įmonės vadovas, o pačią apskaitą gali tvarkyti ir samdomas apskaitininkas, ir apskaitos paslaugų įmonė, ir — mažose įmonėse — pats vadovas. Kitaip tariant, mažosios bendrijos narys ar nedidelės uždarosios akcinės bendrovės vadovas turi visišką teisę apskaitą vesti savarankiškai.
Reikalavimas tik vienas: apskaita turi būti tvarkoma teisingai — laiku išrašomos ir registruojamos sąskaitos, teisingai apskaičiuojami mokesčiai, laiku pateikiamos deklaracijos. Taigi tikrasis klausimas ne „ar galima be buhalterio“, o „ar pavyks visa tai atlikti pačiam“.
Iš ko iš tikrųjų susideda smulkios įmonės apskaita
Apskaita dažnai atrodo bauginamai vien todėl, kad nėra aišku, kas konkrečiai slypi už šio žodžio. O smulkios įmonės kasdienybėje tai vos keli pasikartojantys darbai:
- Pardavimo sąskaitų išrašymas — klientui atlikus darbą ar pardavus prekę.
- Pirkimo dokumentų registravimas — sąskaitos ir čekiai už įmonės išlaidas.
- Banko operacijų suvedimas — kad pajamos ir išlaidos sutaptų su tikraisiais pinigų judėjimais.
- Mokesčių apskaičiavimas — gyventojų pajamų mokestis, „Sodros“ įmokos, o viršijus ribą — ir PVM.
- Deklaracijų pateikimas — nustatytais terminais VMI ir „Sodrai“.
Nė vienas iš šių darbų nereikalauja buhalterinio išsilavinimo. Jie reikalauja kruopštumo, taisyklių išmanymo ir — svarbiausia — laiko. Būtent čia anksčiau ir slypėjo tikroji kliūtis.
Kodėl anksčiau be buhalterio buvo sunku
Dar visai neseniai savarankiška apskaita reiškė skaičiuokles, ranka perrašomus banko išrašus ir vakarus, praleistus aiškinantis, kuris mokesčio tarifas galioja šiemet. Vienas praleistas terminas ar klaidingai pritaikytas tarifas galėjo kainuoti delspinigius, todėl daugelis rinkdavosi paprastesnį kelią — mokėti buhalteriui, net jei visos įmonės veiklą sudarydavo kelios sąskaitos per mėnesį.
Šiuolaikinės apskaitos sistemos šią juodąją darbo dalį perėmė. Banko išrašas įkeliamas vienu mygtuko paspaudimu, ir sistema pati atpažįsta, kuri eilutė yra kliento apmokėjimas, o kuri — degalinės čekis. Mokesčiai atnaujinami centralizuotai, todėl nebereikia sekti teisės aktų pakeitimų. Deklaracijų rinkmenos parengiamos automatiškai iš jau suvestų duomenų, o apie artėjančius terminus primenama iš anksto. Pavyzdžiui, „Uvis apskaitoje“ PVM deklaracijos ir sąskaitų registrai VMI sistemai suformuojami keliais paspaudimais — nebereikia nieko perrašinėti ranka.
Dirbtinis intelektas atlieka juodą darbą
Naujausia permaina — dirbtinio intelekto asistentai pačiose apskaitos sistemose. Jie keičia patį darbo pobūdį: nebereikia ieškoti, kur ką suvesti — tiesiog nufotografuojate čekį, ir sistema nuskaito tiekėją, sumą, PVM bei pasiūlo tinkamą išlaidų kategoriją. Belieka patvirtinti.
Dar daugiau — asistento galima tiesiog paklausti žmonių kalba: „Kiek PVM turėsiu sumokėti už birželį?“, „Kurios sąskaitos dar neapmokėtos?“, „Kada mano kita deklaracija?“ Atsakymai pateikiami iš tikrųjų įmonės duomenų, o ne iš bendrų žinių. „Uvis apskaitos“ asistentas gali ir pats parengti veiksmą — pavyzdžiui, priminimą vėluojančiam klientui — tačiau sprendimą visada patvirtina žmogus. Tai svarbus saugiklis: technologija dirba, o atsakomybę ir kontrolę išlaiko vadovas.
Esminis pokytis paprastas: anksčiau apskaitą tvarkyti galėjo tik tas, kuris išmano jos taisykles ir subtilybes; dabar praktiškai visomis apskaitos subtilybėmis rūpinasi pati programa, o jums belieka patvirtinti veiksmus.
Kada buhalteris vis dėlto praverčia
Sąžiningumo dėlei — savarankiška apskaita tinka ne visiems. Specialisto pagalba verta pasinaudoti, jei:
- įmonė vykdo tarptautinius sandorius — prekyba su kitomis ES šalimis ar už jos ribų turi savų PVM subtilybių;
- turite daug darbuotojų su skirtingomis sutartimis, priedais ir nedarbingumo atvejais;
- laukia pertvarkymas, veiklos pardavimas ar sudėtingas sandoris — čia patyrusio buhalterio ar auditoriaus patarimas atsiperka su kaupu;
- tiesiog nenorite skirti tam nė valandos — tai irgi visiškai suprantamas pasirinkimas.
Tačiau tipinei mažajai bendrijai ar nedidelei paslaugų įmonei, kurios mėnesį sudaro kelios ar keliolika sąskaitų, šiandien visiškai realu apskaitą tvarkyti patiems — skiriant tam valandą ar dvi per mėnesį.
Nuo ko pradėti
Svarbiausia — pasirinkti nesudėtingą, paprastai valdomą apskaitos sistemą, kuriai nereikia buhalterio žinių, pavyzdžiui, „Uvis apskaitą“. Pradžia paprasta:
- Užsiregistruokite — el. paštu arba per „Google“ paskyrą; tai užtrunka apie minutę.
- Įveskite įmonės duomenis — tipą, rekvizitus ir ar esate PVM mokėtojas. Užpildoma vieną kartą.
- Pradėkite dirbti — išrašykite sąskaitą, įkelkite banko išrašą, o mokesčius sistema apskaičiuos pati.
- Kilus abejonei — klauskite. Dirbtinio intelekto pagalbininkas atsakys į kasdienius klausimus.
Pagrindinėmis funkcijomis „Uvis apskaitoje“ galima naudotis visiškai nemokamai.
Nauji laikai — naujos galimybės
Apskaita nustojo būti uždaru specialistų pasauliu. Tai, kas anksčiau reikalavo išsilavinimo ir patirties, šiandien atlieka technologija — o žmogui lieka esmė: matyti savo įmonės skaičius, suprasti, kiek uždirba ir kiek išleidžia, ir priimti geresnius sprendimus. Kas apskaitą tvarko pats, savo verslą pažįsta iš arčiau.